Un modelo de preservación digital que combina un enfoque funcional y tecnológico, estableciendo las bases para un archivo digital capaz de resguardar a largo plazo la información institucional, esta fue la propuesta presentada por Jorge Luis Mora Cerdas, archivista en el Archivo Universitario Rafael Obregón Loría de la Universidad de Costa Rica (AUROL) y Jéssica María Barahona Chavarría, archivista del Colegio de Ciencias Económicas de Costa Rica y egresada de la UCR.
El Premio José Luis Coto Conde lleva el nombre del exdirector del Archivo Nacional (q.d.D.g.) “El premio surgió como un acuerdo de la X Jornada Archivística, realizada en julio de 1996 y tiene como objetivo estimular la producción de trabajos de investigación, que contribuyan al desarrollo de la archivística en Costa Rica; se otorga anualmente y consiste en la publicación del trabajo en la Revista del Archivo Nacional, además de la entrega de un reconocimiento en el Congreso Archivístico Nacional, por el esfuerzo de la persona participante en desarrollar una investigación relevante”.
Según expresaron los investigadores ganadores en este 2024, el asumir este tema de investigación archivística se basó en el quehacer diario de su profesión y las exigencias actuales del trabajo del archivista. Quisieron generar una eficiente herramienta en torno a las miles de gestiones que las instituciones públicas y las empresas privadas generan por medios digitales; información que requiere ser conservada a lo largo del tiempo para su uso e incluso para darle una conservación permanente.
El abordaje de esta temática debe de ser inmediato, señaló Mora, “los grandes y rápidos cambios tecnológicos en torno a la información y sus muy variados formatos, nos generan en las organizaciones un acelerado aumento en los volúmenes de información que como archivistas debemos gestionar día tras día. Nuestra propuesta busca dar una respuesta a esa realidad de manera segura y, como valor agregado, es una propuesta que genera nuevo conocimiento en beneficio de nuestra sociedad, ya que puede estandarizarse y escalarse a otros tipos de organizaciones, no solo a la UCR que fue nuestro caso de estudio”.
El modelo de archivo digital, propuesto con base en dos casos de estudio en instancias de la UCR, fue inicialmente presentado como proyecto de graduación para la Licenciatura en Archivística (Universidad de Costa Rica, Facultad de Ciencias Sociales, Escuela de Historia, 2023).
En la justificación de su propuesta como Trabajo Final de Graduación en la UCR, en el 2023, Mora y Barahona mencionan que “La Universidad de Costa Rica es una de las instituciones de educación superior más importantes del país y de la región, cuya estructura organizativa es de alta complejidad y, por consiguiente, la gestión documental también lo es. Dentro de la Universidad, la mayor parte de la información institucional es creada por medios digitales, lo cual implica riesgos tecnológicos, el más claro de ellos: la obsolescencia tecnológica”.
Su modelo, aseguran Mora y Barahona, tiene como fin apoyar y mejorar la gestión administrativa, asegurar la transparencia y la rendición de cuentas, al tiempo que se promueven la investigación y la cultura. Es un modelo de preservación digital sistémica para el desarrollo de un archivo digital, que permita la conservación a mediano y largo plazo de la información producida y recibida por la institución.
La investigación abordó dos casos específicos en la UCR: el Sistema de Gestión de Documentos Institucional (Sigedi) y la Colección Fotográfica de la Unidad de Programas Deportivos Recreativos y Artísticos (UPDRA), ofreciendo soluciones escalables para toda la universidad.
Una gestión documental que garantice la autenticidad, integridad, disponibilidad y usabilidad de los documentos a lo largo del tiempo es lo que presenta la investigación ganadora. A este respecto, Johanna Sánchez Araya, coordinadora del Archivo Central del Archivo Nacional de Costa Rica, mencionó, en la publicación oficial que anunció el otorgamiento de este premio, que “para las instituciones y las personas que usan los documentos, esta garantía es importante porque permite mejorar la transparencia administrativa y la resolución de trámites, mediante documentos accesibles y seguros en cumplimiento de los requisitos funcionales, legales y administrativos relacionados con una adecuada gestión de documentos electrónicos y su preservación a largo plazo”.
